„Chciałabym prosić redakcję o informacje w sprawie przechowywania przez placówki służby zdrowia dokumentacji medycznej. Pytałam w szpitalach, w przychodniach i nikt nie umie powiedzieć mi, jak powinno być.
Kilka lat temu stwierdzono u mnie poważną chorobę płuc. Na początku leczyłam się w częstochowskim szpitalu. Miałam założoną kartę pacjenta, a w niej wszystkie badania, prześwietlenia. Po prawie 2 latach, z powodów rodzinnych musiałam wyjechać do Krakowa. Co prawda nie zamieszkałam tam na stałe, ale musiałam przebywać w Krakowie kilka miesięcy w roku. Ponieważ w Częstochowie miałam rozpoczęty proces leczenia i bardzo chciałam go kontynuować, więc również w Krakowie zgłosiłam się do lekarza.
Minęło właśnie 9 lat od chwili, gdy dowiedziałam się, że jestem ciężko chora. Przez ten okres lekarze z krakowskiej kliniki podreperowali moje zdrowie i od jakiegoś czasu chodzę tylko na kontrole. Ostatnio jednak, mojego lekarza zaniepokoiły wyniki badań. Poprosił mnie, abym przywiozła z Częstochowy swoją kartę pacjenta, bo chciałby porównać stan początkowy mojej choroby z tym, co jest dziś. Poszłam więc do szpitala, prosząc o wydanie mojej dokumentacji medycznej. Ku mojemu zaskoczeniu dowiedziałam się, że mojej karty szpital już nie ma. Próbowałam dojść, gdzie mam jej szukać, ale nikt nie wiedział.
Proszę Tygodnik 7 dni o podpowiedź, co dzieje się z dokumentacją medyczną, jeśli pacjent przerwał leczenie w danej placówce służby zdrowia? Gdzie mam znaleźć moje stare badania i prześwietlenia, czyli historię choroby?
Czytelniczka.”
Sprawa naszej Czytelniczki jest na tyle ważna – dla wszystkich, że o szczegółowe wyjaśnienia zwróciliśmy się do Ministerstwa Zdrowia oraz do Rzecznika Praw Pacjenta.
– Czy szpitale i przychodnie mają obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej pacjenta w przypadku, gdy pacjent zakończył kontakt z placówką?
Ministerstwo Zdrowia:
„Okresy przechowywania dokumentacji medycznej nie są zależne od faktu korzystania z usług przez danego pacjenta. Zgodnie z art. 29 ust.1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
1. dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała
lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
1a. dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
2. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
3. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
a. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
b. 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie –
w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;
4. dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.”
– Co się dzieje z dokumentacją medyczną w przypadku likwidacji placówki ochrony zdrowia?
Rzecznik Praw Pacjenta:
„W przypadku likwidacji placówki, obowiązkiem szpitali i poradni jest przekazanie dokumentacji medycznej innemu podmiotowi, który przejmie prowadzenie pacjentów. Jeśli nie ma możliwości ustalenia podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej, za przechowywanie dokumentacji medycznej odpowiada wojewoda.”
– W jakich przypadkach dokumentacja medyczna jest niszczona? Jak jest procedura niszczenia tych dokumentów?
Ministerstwo Zdrowia:
„W myśl art. 29 ust. 2 ustawy po upływie ww. okresów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.”
– W jakich przypadkach szpital lub inna placówka zdrowia wydaje pacjentowi jego dokumentację medyczną?
Ministerstwo Zdrowia:
„Zgodnie z art. 26 ust. 1-3 podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną:
– pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta;
– podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
– organom władzy publicznej, w tym Rzecznikowi Praw Pacjenta, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli;
– podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia;
– upoważnionym przez podmiot, o którym mowa w art. 121, osobom wykonującym zawód medyczny, w zakresie niezbędnym do sprawowania nadzoru nad podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą;
– ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
– uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
– organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
– podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
– zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
– komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;
– osobom wykonującym zawód medyczny, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia albo procedury uzyskiwania innych certyfikatów jakości, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
– wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1, w zakresie prowadzonego postępowania;
– spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1;
– osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
– członkom zespołów kontroli zakażeń szpitalnych, o których mowa w art. 14 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.”
Rzecznik Praw Pacjenta:
„Placówka medyczna ma obowiązek udostępnienia pacjentowi jego dokumentacji medycznej:
1. do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć;
2. przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;
3. przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
4. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
5. na informatycznym nośniku danych.
Ponadto zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazana na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych organów lub podmiotów, jeżeli przewiduje to regulamin organizacyjny podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych.
Jeżeli chodzi o dokumentację medyczną prowadzoną w formie elektronicznej to jest ona przechowywana i udostępniana przez jednostkę podległą Ministrowi Zdrowia, właściwą w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia, w Systemie Informacji Medycznej.
W przypadku, gdy podmiot leczniczy stwierdził, że udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe, odmowę przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z żądaniem uprawnionego organu lub podmiotu. W każdym przypadku wymagane jest podanie przyczyny odmowy.
Dokumentacja medyczna powinna zostać udostępniona pacjentowi w wybranej przez niego formie bez zbędnej zwłoki, czyli w możliwie najkrótszym czasie, na który pozwala zakres obowiązków pracowników oraz możliwości organizacyjne podmiotu leczniczego.”
– Czy są firmy zajmujące się przetwarzaniem dokumentacji zawierającej dane wrażliwe?
Rzecznik Praw Pacjenta:
„W przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej pomiot udzielający świadczeń zdrowotnych, przekazuje dokumentację medyczną placówce przejmującej jego zadania, w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.
Kwestie związane z ochroną wrażliwych danych osobowych obywateli, dodatkowo reguluje
ustawa o ochronie danych osobowych.
Niemniej, zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może zawrzeć umowę, o której mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, pod warunkiem zapewnienia ochrony danych osobowych oraz prawa do kontroli przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych zgodności przetwarzania danych osobowych z tą umową przez podmiot przyjmujący te dane. Realizacja umowy, nie może powodować zakłócenia udzielania świadczeń zdrowotnych, w szczególności w zakresie zapewnienia, bez zbędnej zwłoki, dostępu do danych zawartych w dokumentacji medycznej.”
