„Nic dziwnego, że Częstochowa nie jest miastem wojewódzkim. Po prostu nie zasługuje, by nim być. Z racji zawodu dużo podróżuję po Polsce i takiego zachowania urzędników nie ma nigdzie. W Częstochowie petent to wręcz wróg, intruz… Wchodzę do urzędu, a tam obcesowy człowieczek do mnie: „a pan do kogo?!”. Miałem powiedzieć, że dla… wyszukanej rozrywki, ale ugryzłem się w język. Urzędnicy nadal są pozamykani, mimo że stan pandemii COVID-19 został zniesiony w maju 2022 roku. Na to, czy miasto jest europejską aglomeracją nie wpływa liczba mieszkańców tylko… stan świadomości.”
Redakcja 7 dni zapytała instytucje publiczne, dlaczego nadal petenci nie mają możliwości swobodnego poruszania się po urzędzie, mimo zniesienia już dawno stanu pandemii COVID-19.
W imieniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla miasta Częstochowy odpowiedzi udzieliła Krystyna Prokopska:
„Tutejszy Urząd jeszcze w czasie trwania pandemii COVID-19 uruchomił punkt przyjęć interesantów, do którego jest swobodne wejście bez konieczności wcześniejszego umówienia telefonicznego.
W toku prowadzonych postępowań administracyjnych wymagających osobistego stawienia się stron postępowania, tj. na rozprawę administracyjną, przesłuchania świadka itd. Petenci obsługiwani są w odrębnej sali obsługi interesanta.”
Odpowiedź urzędu miasta Częstochowy:
„W Urzędzie Miasta Częstochowy oraz jednostkach miejskich nie ma obecnie ograniczeń w obsłudze interesantów, które byłyby pozostałością po stanie epidemii.
Fakt, że w niektórych miejscach mogą być widoczne różnice w formie obsługi teraz i przed pandemią, nie oznacza ograniczeń w zakresie tej obsługi, tylko nowe standardy bezpieczeństwa, których wprowadzenie pandemia nieco przyspieszyła. Mówimy np. o elektronicznych drzwiach oddzielających części korytarzy w Urzędzie Miasta od części ogólnodostępnej, związanej z bezpośrednią i bieżącą obsługą interesantów (wejście z użyciem elektronicznej karty pracowniczej).
W ten sposób lepiej chronione są zasoby bazodanowe i dokumentacja papierowa, zawierająca dane wrażliwe, w tym osobowe, na których pracują urzędnicy. Nie oznacza to całkowitego braku dostępności do separowanych części korytarzy, ale wejście do nich następuje za wiedzą i zgodą merytorycznych pracowników UM, prowadzących poszczególne sprawy danych osób lub organizujących spotkania, na które zapraszane są osoby z zewnątrz. Korytarze są też elementem poprawiającym zabezpieczenie przeciwpożarowe budynku UM.
Poza tym kontynuowane są formy obsługi, które sprawdziły się w czasie epidemii, czyli w niektórych wydziałach zdarza się telefoniczne umawianie interesantów na godziny (wielu odpowiada ta forma, ale nie jest to forma obligatoryjna dla interesantów). Tam, gdzie obowiązują ścisłe procedury załatwiania spraw (np. w Wydziale Spraw Obywatelskich) działa jednak internetowa rezerwacja terminu wizyty oraz możliwość ustawienia się w bieżącej kolejce po wejściu “z ulicy” i pobraniu numeru w systemie kolejkowym (stanowiska obsługują osoby z rezerwacji internetowej, które pobierają numer dot. rezerwacji internetowej oraz numery z kolejki bieżącej).
Należy dodać, że mogą występować różnice w formie obsługi w poszczególnych jednostkach miejskich w zależności od specyfiki spraw i uwarunkowań lokalowych. Za szczegółowe rozwiązania odpowiadają kierownicy/dyrektorzy tych jednostek (np. w Miejskim Zarządzie Dróg wybrano wersję pośrednictwa portierni, która dzwoni do danego działu lub urzędnika, ten schodzi po interesanta i zaprasza go w celu załatwienia sprawy, od razu prosi o wejście lub po zejściu udziela mu informacji w strefie wejściowej).
Generalną zasadą przyjętą obecnie w podmiotach publicznych jest wyznaczanie ogólnodostępnych stref lub miejsc obsługi interesanta (front office) i stref pracy urzędników prowadzących poszczególne rodzaje spraw (back office), do których dostęp powinien być ograniczony względami bezpieczeństwa danych, zasobów oraz osób (nie tylko urzędników, ale także gości przyjmowanych przez dany urząd).
Powrót do normalności po covidzie nie oznacza więc tego, że każdy człowiek w godzinach pracy urzędu ma nieograniczony dostęp do wszystkich miejsc w urzędzie, w tym także do wszystkich pokojów, w których pracują urzędnicy. Natomiast powinien być to dostęp zapewniający możliwość wszczęcia, procedowania i załatwiania wszystkich kategorii spraw realizowanych przez dany urząd w przewidzianych prawem terminach.
Według informacji z wydziałów/jednostek, które do tej pory przesłały na ten temat informację, nie odnotowano w ostatnim okresie skarg na sposób obsługi interesantów, które byłyby formalnie kierowane do tych wydziałów/jednostek.”
